明确年会目的和主题

需要明确年会的目的是什么，是为了表彰优秀员工、加强团队凝聚力、还是进行业务交流等，也需要确定年会的主题，以便于后续的策划和执行。

确定年会时间和地点

根据年会的规模和目的，选择合适的年会时间和地点，考虑到闵行区的地理位置，可以选择在闵行区内的酒店、会议中心或者公司内部进行。

制定预算

根据年会的规模、目的、时间和地点等因素，制定详细的预算计划，预算应包括场地租赁、餐饮、音响设备、节目策划、礼品采购等方面的费用。

策划节目和活动

根据年会的主题和参与人员的特点，策划一系列的节目和活动，可以包括文艺表演、游戏互动、颁奖典礼等，也需要考虑活动的流程和安排，确保整个年会的顺利进行。

邀请嘉宾和参与人员

根据年会的规模和目的，邀请合适的嘉宾和参与人员，嘉宾可以是公司领导、业务合作伙伴、员工家属等，也需要制定邀请函和回执，以便于后续的统计和管理。

场地布置和餐饮安排

根据年会的主题和参与人员的特点，进行场地布置和餐饮安排，场地布置应符合主题要求，营造出良好的氛围，餐饮安排应考虑到参与人员的口味和饮食习惯，提供合适的菜品和饮料。

执行和监控

在年会当天，按照策划方案执行各项活动和节目，并随时监控进度和效果，也需要有专人负责安全和秩序的维护，确保整个年会的顺利进行。

在年会结束后，进行后期总结和反馈，总结年会的成果和不足，收集参与人员的意见和建议，为今后的年会提供参考和改进方向。